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Privacy policy Organizzazione

 

INFORMATIVA SULLA PRIVACY “ORGANIZZAZIONE” EX ARTT. 13 E 14 DEL GDPR (EU) 2016/679

 

(V1 – 5 ottobre 2022)

1. Definizioni

Contratto, Dati Personali, GDPR, Informativa, Interessati, Licenza, Organizzazione, Piattaforma, Sito, Trattamento, WeSchool.

1.1 Contratto: il contratto per la Licenza sottoscritto tra l’Organizzazione e WeSchool che regola gli obblighi delle parti.

 

1.2 Dati Personali: qualsiasi informazione che riguardi direttamente o indirettamente una persona fisica identificata o identificabile, direttamente e indirettamente, mediante riferimento al nome, ad un numero di identificazione, ai dati relativi all’ubicazione, a un identificativo online o a elementi caratteristici dell’identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale della persona stessa.

 

1.3 GDPR: Regolamento (EU) 2016/679del 27 April 2016.

 

1.4 Informativa: le informazioni contenute nel presente documento relative al trattamento dei Dati Personali. La presente Informativa non riguarda il Trattamento dei Dati Personali attraverso siti, pagine o servizi online di terze parti accessibili agli utenti tramite link presenti sulla Piattaforma. L’Informativa è disponibile e facilmente accessibile dal sito web di WeSchool (https://www.weschool.com/pricing/).

 

1.5 Interessati: tutte le persone fisiche che sottoscrivono il Contratto in nome e per conto dell’Organizzazione, i cui Dati Personali sono trattati da WeSchool.

 

1.6 Licenza: una licenza software as a service della Piattaforma da utilizzare da parte degli utenti appartenenti e/o collegati all’Organizzazione.

 

1.7 Organizzazione: può essere, in alternativa, una scuola, un’università, un’azienda, un’autorità o un’organizzazione pubblica, un’organizzazione senza scopo di lucro, un lavoratore autonomo o qualsiasi altro soggetto giuridico.

 

1.8 Piattaforma: piattaforma online finalizzata a promuovere l’accesso alla cultura e all’istruzione, che consente varie forme di interazione tra gli utenti per condividere le proprie conoscenze e competenze all’interno di una comunità interattiva, in cui ognuno può essere sia creatore che fruitore di servizi educativi, formativi e professionali.

 

1.9 Sito: il presente sito.

 

1.10 Trattamento: qualsiasi operazione o insieme di operazioni riguardanti i Dati Personali, tra cui, a titolo esemplificativo, la raccolta, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la circolazione, l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione e la distruzione dei Dati Personali.

 

1.11 WeSchool: WeSchool S.r.l., con sede legale in Via Guido Reni 42, 20133, Milano; Partita IVA 07236760968; iscritta al Registro delle Imprese di Milano n. M-1946066.

2. Titolare del Trattamento

WeSchool
support@weschool.com

WeSchool è il titolare dei Trattamenti indicati al successivo punto 4. Eventuali richieste da parte degli Interessati in merito ai Trattamenti dovranno essere indirizzate a WeSchool:

  • tramite posta inviata alla sede legale di WeSchool: WeSchool S.r.l., Via Guido Reni 42, 20133, Milano;
  • tramite e-mail all’indirizzo: support@weschool.com.

3. Data Protection Officer (DPO)

Studio E-Lex
rpd@weschool.com

Studio E-Lex, con sede legale in Roma, 00186, via Dei Barbieri 6, P.IVA 11514241006.

Per contatti: rpd@weschool.com.

4. Finalità e natura del Trattamento

a) Registrazione al Sito e sottoscrizione del Contratto: necessario;
b) Pagamento della Licenza e identificazione: necessario;
c) gestione contabile e amministrativa del rapporto commerciale: necessario;
d) indagini sull’uso illecito o fraudolento del Sito: necessario;
e) marketing diretto via e-mail: facoltativo;
f) miglioramento della Licenza e della Piattaforma: facoltativo;
g) adempimento agli obblighi di legge e tutela dei diritti di WeSchool: necessario.

WeSchool raccoglie e utilizza i Dati Personali degli Interessati per le seguenti finalità:

 

a) Consentire agli Interessati di registrarsi sul Sito e sottoscrivere il Contratto in nome e per conto dell’Organizzazione. Il Trattamento dei Dati Personali è necessario all’Organizzazione per la sottoscrizione del Contratto di acquisto della Licenza e, successivamente, per l’utilizzo della Piattaforma, e l’eventuale rifiuto impedirà all’Interessato di creare un account e acquistare la Licenza in nome e per conto dell’Organizzazione ai sensi dal Contratto.

 

b) Consentire all’Utente di effettuare il pagamento della Licenza, previa identificazione preliminare, in nome e per conto dell’Organizzazione. Il Trattamento dei Dati Personali è necessario per l’acquisto della Licenza da parte dell’Organizzazione e l’eventuale rifiuto impedisce all’Organizzazione di utilizzare la Licenza ai sensi del Contratto.

 

c) Gestire i rapporti amministrativi e contabili derivanti dal Contratto e l’invio di comunicazioni strettamente connesse alla Licenza e che sono di natura tecnica (es. notifiche di natura tecnica di caricamento di documenti o video sulla Piattaforma o consigli sull’uso della Piattaforma e sulla disponibilità di contenuti sulla Piattaforma di natura tecnica) e/o di natura amministrativa (es. aggiornamenti del prezzo della Licenza o modifiche o cessazione del Contratto). Il Trattamento dei Dati Personali è necessario per l’utilizzo della Licenza da parte dell’Organizzazione e un eventuale rifiuto impedirà all’Organizzazione di utilizzare la Piattaforma ai sensi del Contratto e a WeSchool di adempiere al Contratto.

 

d) Verificare o accertare eventuali condotte illecite o fraudolente sul Sito da parte degli Interessati, incluso il caricamento di informazioni errate o fraudolente relative all’Organizzazione (es. numero di utenti dell’Organizzazione che utilizzano la Piattaforma, tipo di Organizzazione) o l’esecuzione di pagamenti errati o fraudolenti della Licenza (es. utilizzo di un mezzo di pagamento privo di fondi o non collegato all’Organizzazione). Il Trattamento dei Dati Personali è necessario per salvaguardare il corretto acquisto della Licenza da parte dell’Organizzazione e il conseguente utilizzo della Piattaforma nell’interesse di tutti gli utenti della Piattaforma (compresi gli utenti dell’Organizzazione), qualora dovesse verificarsi un atto o fatto, doloso o colposo, da parte di un Interessato.

 

e) Svolgere attività di marketing diretto in relazione alla Licenza, alla Piattaforma, e a servizi, prodotti e iniziative simili alla Piattaforma, attraverso analisi statistiche e ricerche di mercato, invio via e-mail di materiale informativo e pubblicitario, segnalazioni e inviti a iniziative promozionali. Il Trattamento dei Dati Personali è facoltativo e l’eventuale rifiuto da parte dell’Interessato impedirà all’Interessato di usufruire delle attività di marketing diretto di WeSchool relative alla Licenza, alla Piattaforma e a prodotti e iniziative simili alla Piattaforma, ma non pregiudicherà l’utilizzo della Licenza e della Piattaforma da parte dell’Organizzazione.

 

f) Eseguire analisi statistiche, ricerche di mercato, migliorare la Licenza e la Piattaforma. Laddove possibile, per conseguire la presente finalità, WeSchool utilizzerà dati anonimi (dati che non identificano o rendono identificabili gli Interessati e quindi non costituiscono Dati Personali). Il Trattamento dei Dati personali è facoltativo e l’eventuale rifiuto da parte dell’Interessato impedirà all’Organizzazione di utilizzare la Licenza o la Piattaforma che più si adatta alle proprie preferenze, ma non pregiudicherà l’uso della Licenza e della Piattaforma da parte dell’Organizzazione.

 

g) Adempiere agli obblighi di legge e consentire a WeSchool di accertare, esercitare e difendere i propri diritti in giudizio o dinanzi a qualsiasi autorità competente. Il Trattamento dei dati personali è necessario per salvaguardare la posizione giuridica, i diritti e gli interessi di WeSchool in merito alla sottoscrizione, all’interpretazione e all’adempimento del Contratto.

5. Base giuridica del Trattamento

a) registrazione al Sito e sottoscrizione del Contratto: sottoscrizione del Contratto e connesse misure precontrattuali;
b) pagamento della Licenza e identificazione: sottoscrizione del Contratto e connesse misure precontrattuali;
c) gestione contabile e amministrativa del rapporto commerciale: sottoscrizione del Contratto;
d) indagini relative all’utilizzo illecito o fraudolento della Piattaforma da parte degli Interessati: i) sottoscrizione del Contratto e connesse misure precontrattuali; ii) obbligo di legge;
e) marketing diretto via e-mail: legittimo interesse;
f) miglioramento della Licenza della Piattaforma: legittimo interesse;
g) adempimento degli obblighi di legge e tutela dei diritti di WeSchool: i) legittimo interesse; ii) obbligo di legge.

I Trattamenti effettuati per le finalità indicate al punto 4 si basano sulle seguenti basi giuridiche:

 

a) Consentire agli Interessati di registrarsi sul Sito e di sottoscrivere il Contratto: sottoscrizione del Contratto e connesse misure precontrattuali proposte da WeSchool.

 

b) Consentire all’Interessato di effettuare il pagamento della Licenza, previa identificazione: sottoscrizione del Contratto e connesse misure precontrattuali proposte da WeSchool.

 

c) Gestire il rapporto amministrativo e contabile derivante dal Contratto: sottoscrizione del Contratto.

 

d) Verificare o accertare eventuali condotte illecite o fraudolente sul Sito da parte degli Interessati: i) sottoscrizione del Contratto e connesse misure precontrattuali proposte da WeSchool, e ii) laddove sia necessario o opportuno il coinvolgimento di autorità terze, obbligo legale di WeSchool di collaborare con le autorità competenti nell’esecuzione di indagini relative all’uso illecito o fraudolento del Sito.

 

e) Svolgere attività di marketing diretto relative alla Licenza, alla Piattaforma e a servizi, prodotti e iniziative simili alla Piattaforma: il legittimo interesse di WeSchool costituito dal beneficio che WeSchool può ottenere dall’invio di comunicazioni commerciali relative alla Licenza e alla Piattaforma (inclusi consigli sull’uso della Piattaforma e sulla disponibilità di contenuti sulla Piattaforma di natura commerciale) o a servizi, prodotti e iniziative simili alla Piattaforma, coinvolgendo gli Interessati nel percorso di crescita e di sviluppo di WeSchool. WeSchool ritiene che il proprio legittimo interesse sia prevalente rispetto al diritto alla riservatezza degli Interessati. Gli Interessati hanno il diritto di opporsi al presente Trattamento in qualsiasi momento e per qualsiasi motivo seguendo le istruzioni di cui al punto 11 della presente Informativa.

 

f) Eseguire analisi statistiche, ricerche di mercato, migliorare la Licenza e la Piattaforma per le Organizzazioni: il legittimo interesse di WeSchool costituito dal beneficio che WeSchool può ottenere dall’offerta di Licenze e di una Piattaforma più affini alle preferenze espresse dalle Organizzazioni durante l’acquisto della Licenza e l’utilizzo della Piattaforma. WeSchool ritiene che il proprio legittimo interesse sia prevalente rispetto al diritto alla riservatezza degli Interessati. Gli Interessati hanno il diritto di opporsi al presente Trattamento in qualsiasi momento e per qualsiasi motivo seguendo le istruzioni di cui al punto 10 e) della presente Informativa sulla privacy.

 

g) Adempiere agli obblighi di legge e consentire a WeSchool di accertare, esercitare e difendere i propri diritti in giudizio o dinanzi a qualsiasi autorità competente: i) il legittimo interesse di WeSchool costituito dal beneficio che WeSchool può ottenere dalla tutela della propria posizione giuridica e dei propri diritti e interessi, che WeSchool considera prevalente rispetto al diritto alla riservatezza degli Interessati; e ii) laddove il coinvolgimento di autorità terze sia necessario o opportuno, l’obbligo legale di WeSchool di collaborare con le autorità competenti nello svolgimento di indagini relative alla sottoscrizione, all’interpretazione e all’adempimento del Contratto.

6. Modalità di raccolta dei Dati Personali

a) Dati Personali forniti dagli Interessati sul Sito;
b) Dati Personali forniti da terzi autorizzati dall’Organizzazione o ad essa collegati;
c) Dati Personali forniti “offline” dagli Interessati.

WeSchool raccoglie i Dati Personali con le seguenti modalità:

 

a) Dati Personali forniti sul Sito dagli Interessati: questi Dati Personali sono forniti, ad esempio, per navigare sul Sito e registrarsi per l’acquisto della Licenza offerta da WeSchool.

 

b) Dati Personali forniti da WeSchool da terzi autorizzati dall’Organizzazione o comunque collegati all’Organizzazione.

 

c) Dati Personali forniti a WeSchool dagli Interessati “offline” (“di persona”): questi Dati Personali sono forniti, ad esempio, al servizio clienti di WeSchool (in caso di richiesta) o raccolti in occasione di eventi e/o iniziative di WeSchool. 

7. Categorie di destinatari dei Dati Personali

Dipendenti e/o personale, fornitori di servizi per il sito web, fornitori di servizi informatici, fornitori di servizi di firma elettronica, gestori dei servizi di pagamento, fornitori servizi ai clienti, autorità competenti.

I Dati Personali sono trattati da WeSchool e/o da soggetti terzi, selezionati in base alla loro affidabilità e competenza, ai quali i Dati Personali potrebbero essere forniti in caso di necessità o opportunità, purché operanti in Italia o nello Spazio Economico Europeo (di cui l’Unione Europea fa parte). I Dati Personali degli Interessati possono essere trattati da, e/o forniti a:

 

a) dipendenti e/o collaboratori di WeSchool;

 

b) fornitori terzi di servizi necessari per il corretto funzionamento del Sito (ad esempio, società che offrono servizi di web hosting);

 

c) fornitori terzi di servizi di firma elettronica;

 

d) fornitori terzi di servizi necessari per l’acquisto della Licenza (ad esempio, gestione degli abbonamenti, gestori dei servizi relativi al pagamento);

 

e) servizi di gestione degli abbonamenti e di gestione delle relazioni con i clienti;

 

f) le autorità competenti compresi i tribunali e i pubblici ufficiali.

8. Trasferimento di Dati Personali al di fuori del SEE (compresa l’UE)

Sì, ma solo per l’archiviazione di backup e per accesso remoto ai fini di organizzazione interna dei fornitori.

Per quanto possibile, WeSchool evita qualsiasi trasferimento di Dati Personali al di fuori del SEE, optando per fornitori di servizi che operano e hanno server all’interno del SEE. Tuttavia, limitatamente all’archiviazione di backup e per accesso remoto ai fini di organizzazione interna, i seguenti fornitori possono trasferire i dati personali raccolti da WeSchool in conformità al punto 4 della presente Informativa, nei seguenti paesi al di fuori dello SEE:

 

a) U.S.A.: in attesa del nuovo “Trans-Atlantic Data Privacy Agreement”, annunciato dalla Commissione Europea e dal Presidente degli Stati Uniti il 25 marzo 2022, il trasferimento dei Dati Personali tra UE e U.S.A. si basa sulle garanzie attualmente disponibili ai sensi dell’articolo 44 del GDPR e proposte dai seguenti fornitori di servizi (quali clausole standard di protezione dei dati o norme vincolanti d’impresa) e su misure aggiuntive volte a proteggere i Dati Personali adottate dai medesimi fornitori di servizi sulla base di raccomandazioni delle autorità competenti:

i. CHARGEBEE INC., con sede legale in 340 South Lemon Avenue Suite 1537 Los Angeles, CA 91789 Stati Uniti;

ii. NetSuite INC., con sede legale in 2300 Oracle Way Austin, Texas 78741, Stati Uniti;

iii. HubSpot INC., con sede legale in 25 First Street, Cambridge, MA 02141, Stati Uniti;

iv. Stripes INC., con sede legale in Corporation Trust Center, 1209 Orange Street, Wilmington, New Castle, DE 19801, Stati Uniti;

v. Zoho Corporation, con sede legale in 4141 Hacienda Drive, Pleasanton, CA 94588, Stati Uniti.

 

b) India: il trasferimento di Dati Personali tra l’UE e l’India si basa sulle garanzie attualmente disponibili ai sensi dell’articolo 44 del GDPR e proposte dal seguente fornitore di servizi (quali le clausole standard di protezione dei dati o norme vincolanti d’impresa) e su misure aggiuntive volte a proteggere i Dati Personali adottate dallo stesso fornitore di servizi sulla base di raccomandazione delle autorità competenti:

i. Zoho Technologies Private LTD, con sede legale in Estancia IT Park, Plot n. 140, 151, GST Road, Vallancheri, Chengalpattu Disctrict, 603202, India.

 

l trasferimento dei Dati Personali al di fuori dello SEE di cui al punto 8 lettere a) v) e b) i) si applica unicamente agli Interessati che hanno sottoscritto il Contratto e accettato la presente Informativa per mezzo di firma elettronica.

Per qualunque ulteriore informazione, l’Interessato può contattare WeSchool.

9. Periodo di conservazione dei Dati Personali (o criteri per determinare tale periodo)

a) Dati Personali per l’esecuzione e lo svolgimento del Contratto: durata del Contratto e dei 6 mesi successivi;
b) Dati Personali per il pagamento e l’identificazione: 5 anni;
c) Dati Personali per il marketing diretto: 24 mesi dalla raccolta da parte di WeSchool;
d) Dati Personali per il miglioramento della Licenza: per 12 mesi dalla raccolta da parte di WeSchool;
e) Dati Personali per obblighi legali o tutela giudiziaria: 10 anni dalla raccolta.

WeSchool conserverà i Dati Personali per il periodo di tempo strettamente necessario al conseguimento delle finalità per le quali i Dati Personali sono stati raccolti, come da punto 4 che precede. Fatto salvo l’esercizio dei diritti dell’Interessato, WeSchool conserverà i Dati Personali per i seguenti termini:

 

a) Dati Personali per la sottoscrizione e l’esecuzione del Contratto: per le finalità di cui al punto 4 lettere a), b), c) e d) per la durata del Contratto e per i 6 mesi successivi;

 

b) Dati personali per il pagamento: per la finalità di cui al punto 4 lettera b) per 5 anni dall’acquisto della Licenza;

 

c) Dati Personali per attività di marketing diretto: per la finalità di cui al punto 4 lettera e) per un periodo di 24 mesi dalla raccolta dei Dati Personali da parte di WeSchool;

 

d) Dati Personali per il miglioramento della Licenza e della Piattaforma: per le finalità di cui al punto 4 lettera f) (solo in caso di utilizzo di Dati Personali e non di dati anonimi) per un periodo di 12 mesi dalla raccolta dei Dati Personali da parte di WeSchool;

 

e) Dati Personali per adempiere ad obblighi di legge e consentire a WeSchool di accertare, esercitare e difendere i propri diritti: per la finalità di cui al punto 4 lettera g), per un massimo di 10 anni da quando i Dati Personali sono stati raccolti o per il maggior termine di durata di un eventuale procedimento giudiziario.

 

Una volta scaduti questi termini, WeSchool cancellerà automaticamente i Dati personali raccolti o li trasformerà in forma irreversibilmente anonima.

10. Diritti dell’Interessato

Accesso ai Dati Personali, rettifica o completamento dei Dati Personali, cancellazione dei Dati Personali, limitazione del Trattamento, opposizione al Trattamento, portabilità dei Dati Personali, violazione dei dati, reclami alle autorità competenti.

Ai sensi del GDPR, gli Interessati hanno il diritto, per il periodo di cui al punto 9 della presente Informativa, di:

 

a) chiedere a WeSchool l’accesso ai Dati Personali e alle informazioni del relativo Trattamento ed eventuale copia in formato elettronico, salvo specifica diversa richiesta dell’Interessato (cf. art. 15 del GDPR);

 

b) chiedere la rettifica e/o l’integrazione dei Dati Personali, senza ingiustificato ritardo (cfr. art. 16 del GDPR);

 

c) per specifici motivi (ad esempio, trattamento illecito, revoca del consenso, insussistenza della finalità del Trattamento), chiedere la cancellazione dei Dati Personali, senza ingiustificato ritardo (cfr. art. 17 del GDPR);

 

d) al ricorrere di specifiche ipotesi (ad esempio, inesattezza dei Dati Personali, illiceità del Trattamento, esercizio di un diritto in sede giudiziaria), chiedere la limitazione del Trattamento (art. 18 del GDPR);

 

e) con riferimento al Trattamento di cui al punto 4 lettera f) (qualora non venissero usati dati anonimi), opporsi in qualsiasi momento al Trattamento dei Dati Personali, mediante l’invio di un’e-mail a WeSchool (cfr. art. 21 del GDPR);

 

f) in caso di Trattamento automatizzato, ricevere i Dati Personali in formato leggibile, ai fini della relativa comunicazione a un soggetto terzo, ovvero, laddove tecnicamente fattibile, chiedere la trasmissione dei Dati Personali da parte di WeSchool direttamente a tale soggetto terzo (cd. diritto alla portabilità dei Dati Personali – cfr. art. 20 del GDPR);

 

g) essere informato da WeSchool senza ingiustificato ritardo di eventuali violazioni o accessi non autorizzati da parte di terzi ai propri sistemi contenenti i Dati Personali (c.d. data breach – cfr. art. 34 del GDPR);

 

h) proporre reclamo all’autorità di controllo del Paese UE in cui l’Interessato risiede, lavora ovvero in cui ritiene si sia verificata la violazione dei propri diritti (cfr. art. 77 del GDPR).

 

Per ulteriori informazioni sui termini e le condizioni per l’esercizio dei propri diritti, gli Interessati possono consultare il GDPR all’indirizzo https://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0679&from=IT, oppure contattare WeSchool come indicato al punto 2 della presente Informativa.

11. Obiezione al Trattamento relative al marketing diretto di WeSchool

Diritto di opporsi alla ricezione di comunicazioni commerciali e promozionali relative a WeSchool.

Gli Interessati hanno il diritto di opporsi al Trattamento dei propri Dati Personali di cui al punto 4 lett. e), in qualsiasi momento e per qualsiasi motivo, inviando una e-mail a support@weschool.com o esercitando l’opt out presente nelle comunicazioni commerciali e promozionali ricevute da WeSchool. In caso di esercizio di tale diritto, WeSchool interromperà l’utilizzo dei Dati Personali dell’Interessato per le finalità di marketing diretto, WeSchool cesserà di utilizzare i Dati Personali degli Interessati per finalità di marketing diretto relative alla Licenza, alla Piattaforma o a servizi, prodotti o iniziative simili alla Piattaforma.